Надежность информации напрямую влияет на успешность очередной командировки, как на развитие нужногобизнес–контакта, так и на точность записей базы данных компании.

Другими словами, просто невозможно оставаться без данных со своего ПК. Учтите, что согласно результатам исследований компании «Continental Research» из Великобритании, занимающейся анализом рынка, 25% всех командированных сотрудников не могут подключиться к внутренним системам своих корпоративных офисов. Не трудно догадаться, что новейшие сведения сделали бы их работу более продуктивной.

Так как информация является основой успешной командировки, ниже я выделил те действия, которые во время поездки помогут избежать потери одного из самых ценных активов. Воспользуйтесь печальным опытом тех, кто уезжал из офиса, не синхронизировав свой ноутбук с ПК, тех, кто потерял немало дней тяжелой работы, не позаботившись о системе резервного копирования, а также тех, кто даже остался без клиентов, проигнорировав важность хорошей и надежной информации.

В офисе или в дороге, в случае проблемы с компьютером можно воспользоваться преимуществами функции «Удаленный помощник» операционной системы Windows XP Professional. «Удаленный помощник» позволяет другому человеку подключиться к вашему компьютеру и удаленно решить любую проблему. Для использования функции «Удаленный помощник» в меню Пуск выберите Справка и поддержка. Щелкните Приглашение на подключение для Удаленного помощника и следуйте инструкциям на экране.

Не повторяйте моих ошибок. Вот каким правилам обращения с компьютерными данными научила меня моя дорожная карьера:

1. Каждую поездку начинайте с «синхронизации». Убедиться, что ваш карманный персональный компьютер (КПК) и ПК открыты на одной странице, очень легко. Обычно, КПК просто вставляется в переходник, и компьютер синхронизирует данные обоих устройств так, чтобы информация была одинаковой и там, и там. Синхронизация двух ПК не так проста. Я проверил все возможные средства синхронизации, включая поставляемые с операционной системой моего компьютера, и все они показались мне недостаточно надежными. Но их определенно стоит изучить, так как, если вы покидаете офис, гарантирую, что обновление данных вашего ноутбука отнюдь не помешает.

2. Носите с собой карточку памяти со всеми своими данными. Карточки памяти, вставляемые в ноутбук, абсолютно незаменимы для сохранения целостности данных. Так как емкость карточек может достигать 5 гигабайт, на карточке подходящего объема можно легко разместить все свои важные файлы. Эндрю Стил (Andrew Steele), консультант по носителям информации благотворительных и некоммерческих организаций, обычно делает резервную копию на карточку памяти. Недавно это спасло его командировку. «У моего ноутбука отказал источник питания», — рассказал Стил. — «Но даже когда аккумулятор окончательно сел, я смог без проблем пересесть за чужой компьютер».

3. Оставайтесь на связи со своим офисом. Существует ряд полезных средств удаленного подключения, позволяющих издалека связаться со своим компьютером или сетью, включая GoToMyPc, PCAnywhere и «Удаленный рабочий стол», встроенный в операционную систему Windows XP Professional. Мне нравятся эти возможности, так как они позволяют «добраться» до любых данных, которые случайно не были синхронизированы при подготовке к командировке. Больше всего в этих программах мне не нравится то, что они оказываются очень медленными — особенно при использовании коммутируемого соединения — что делает непрактичной загрузку большого объема данных. Но если не удалось выполнить синхронизацию перед командировкой, такие программы оказываются просто спасительными.

4. Соберите информацию — и сделайте резервную копию. Обычно те, кто путешествует по делам, собирают немало визиток, сведений о потенциальных покупателях и квитанций. Но всегда ли эта информация попадает из папок в КПК и ноутбуки, а затем на офисные компьютеры? Необязательно. Поверьте, я знаю, что говорю. Мой учет был настолько неадекватным, когда я начал ездить в командировки, что я упустил множество платежей, выполненных с помощью пластиковой карточки, и нужно было что–то делать, чтобы прекратить терять деньги, потому что я не мог их возместить. К счастью, существуют продукты, позволяющие создавать отчеты о расходах по мере совершения самих расходов.

5. Будьте готовы перейти на бумагу. Это очевидный совет, но не менее очевидно и то, что об этой возможности часто забывают. Мы стали настолько зависимы от своих ПК, телефонов и КПК, что уже не помним, что можно сказать: «Эй, секундочку, я могу просто записать эти сведения». Моего партнера часто веселило, что я печатаю имена и адреса людей, которых посещал в командировке. Зачем, когда все эти данные есть в компьютере (а их копия записана на карточку памяти)? Ну, бумага все еще может кое–что,на что неспособны компьютеры. Например, работать без электропитания. Поэтому когда аккумулятор моего ноутбука сел, и я перешел на бумагу, больше никто не считал меня идиотом. По крайней мере, полным идиотом.

Когда я только столкнулся с необходимостью ездить в командировки, мне очень хотелось, чтобы один из моих более опытных коллег дал мне подобные простые советы об информации. Эти советы сэкономили бы мне время и деньги и могли бы помочь лучше справиться со своей работой. Но увы, потребовалось провести немало лет в пути — и потерять какое–то количество клиентов — прежде чем я смог выделить эти пять советов. Надеюсь, что они помогут вам уменьшить количество проблем в следующей командировке.

Добавить комментарий